Segnalazioni degli informatori

§ 1
DEFINIZIONI

Ogni volta che questo documento fa riferimento a:

1. HUGEHALLS  - ciò significa HUGEHALLS Group SA con sede legale in Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, NIP PL6681972226, REGON 363146260, KRS 0000599601 insieme a tutte le filiali e sedi commerciali;
2. Dipendente ciò significa una persona che ha un rapporto di lavoro con HUGEHALLS ai sensi dell'art. 22 § 1 del Codice del lavoro;
3. Collaboratore ciò significa una persona che fornisce servizi a HUGEHALLS nell'ambito di un contratto di diritto civile;
4. Hai segnalato si intende per soggetto segnalante un'irregolarità al quale è stata attribuita la qualifica di segnalante secondo i principi indicati nella presente Procedura;
5. anomalie - significa uno stato di fatto risultante da un atto o da un'omissione, indicante la possibilità che si verifichino eventi che violano o potrebbero violare disposizioni di legge o regolamenti interni generalmente applicabili. Comprende inoltre qualsiasi atto o omissione che costituisca o possa costituire una condotta illegale o non etica;
6. Procedura ciò significa la presente Procedura per la segnalazione delle irregolarità e la tutela dei segnalanti,
7. Persona autorizzata per segnalare si intende un soggetto che ha il diritto e l'obbligo di effettuare una segnalazione;
8. Segnalazione irregolarità si intende l'invio, secondo le modalità indicate nella presente Procedura, da parte di un soggetto autorizzato alla segnalazione di informazioni che possano evidenziare irregolarità.
9. Parte segnalante si intende per soggetto chi segnala irregolarità utilizzando i canali di segnalazione indicati nella presente Procedura;
10. Persona responsabile per trattamento delle segnalazioni si intende il soggetto preposto all'esame della segnalazione di Irregolarità;
11. Prima analisi della domanda ciò comporta la verifica del contenuto della segnalazione in termini di sussistenza dei motivi per il suo riconoscimento nel corso del procedimento esplicativo e il riconoscimento al segnalante dello status di segnalante, in base al quale il responsabile del trattamento delle segnalazioni ha il diritto di chiedere il segnalante a integrare i dati contenuti nella segnalazione di irregolarità entro il termine prescritto;
12. Atti esplicativi si intende il procedimento condotto in relazione alla Segnalazione presentata, nel rispetto dei principi indicati nella presente procedura;
13. Registro delle segnalazioni di irregolarità (Registro) indica un registro tenuto in relazione alle notifiche presentate.

§ 2
DISPOSIZIONI GENERALI

1. La strategia operativa di HUGEHALLS si basa sulla responsabilità, prevenendo la corruzione e altre irregolarità sia all'interno dell'organizzazione che tra gli enti cooperanti, tenendo conto di una serie di aspetti, in particolare degli interessi sociali, della tutela dell'ambiente e delle relazioni con vari gruppi di colleghi.
2. La procedura è un elemento del sistema di controllo di gestione, il suo scopo primario è prevenire irregolarità in HUGEHALLS.
3. HUGEHALLS conduce la propria attività basandosi sul rispetto assoluto delle norme legali, delle buone pratiche e dei più alti standard etici.
4. L'obiettivo primario della Procedura è creare un sistema per la segnalazione di irregolarità in HUGEHALLS creando canali di segnalazione sicuri che impediscano qualsiasi azione di ritorsione contro il segnalante.
5. La procedura specifica in particolare:
   1. portata delle irregolarità oggetto della procedura,
   2. ambito delle persone autorizzate,
   3. norme per la segnalazione delle irregolarità da parte dei soggetti abilitati alla segnalazione,
   4. responsabilità nel processo di gestione delle irregolarità,
   5. il processo di esame e gestione delle irregolarità,
   6. i principi di riservatezza, in particolare il principio di segretezza delle segnalazioni di irregolarità effettuate dai segnalanti e l'identità dei segnalanti.

§ 4
SOGGETTI RESPONSABILI DELLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

1. La persona responsabile della ricezione e dell'esame delle segnalazioni di irregolarità in HUGEHALLS e dell'esercizio della supervisione generale sulla ricezione e l'elaborazione delle segnalazioni di irregolarità in HUGEHALLS, è Jerzy Karolewski.
2. Le segnalazioni non possono essere analizzate da soggetti che, secondo il contenuto della segnalazione di irregolarità, potrebbero essere in qualsiasi modo coinvolti negativamente nell'atto o nell'omissione costituente l'irregolarità.

§5
SEGNALATORE

1. Conformemente al principio di buona fede, chiunque sia autorizzato a segnalare un'irregolarità dovrebbe segnalare un'irregolarità se ha fondati motivi per ritenere che le informazioni fornite siano vere.
2. Il richiedente che agisce per uno scopo contrario alla legge o ai principi della convivenza sociale è in malafede.
3. La decisione di attribuire lo status di segnalante spetta al soggetto preposto alla gestione delle segnalazioni.
4. La qualifica di segnalante può essere ottenuta da qualsiasi segnalante, a meno che l'analisi preliminare della segnalazione non dia motivo di ritenere che il segnalante abbia manifestamente agito in malafede (presunzione di buona fede).
5. Qualora il segnalante non abbia effettuato la segnalazione in forma anonima, il responsabile del trattamento delle segnalazioni conferma il ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricevimento della stessa.
6. Il superamento del termine di cui sopra è giustificato solo nel caso in cui sia necessario intraprendere attività aggiuntive nell'ambito dell'analisi iniziale della notifica (ad esempio la necessità di completare la notifica, raccogliere ulteriori prove). La prima analisi della domanda non può durare più di 14 giorni.
7. Qualora nel corso del procedimento esplicativo risultasse che il segnalante, a cui era stata precedentemente attribuita la qualifica di segnalante, ha agito in malafede, verrà privato della tutela prevista per il segnalante.

§6
PROTEZIONE DEGLI INFORMATORI

1. È assoluto divieto di azioni ritorsive nei confronti del segnalante anche nel caso in cui l'irregolarità sia stata segnalata in buona fede e il procedimento esplicativo condotto abbia evidenziato che l'irregolarità segnalata non si è verificata.
2. I segnalanti hanno diritto alla piena tutela contro azioni repressive, discriminazioni, mobbing e altre forme di trattamento ingiusto.
3. Non è accettabile risolvere il rapporto di lavoro o risolvere il contratto reciproco con un segnalante esclusivamente in relazione alla segnalazione di irregolarità da parte del segnalante.
4. La tutela non si applica al segnalante che sia anche autore/coautore/collaboratore di irregolarità.
5. Norme di dettaglio per la protezione dei dati dei segnalanti sono riportate in allegato alla presente Procedura.

§7
SEGNALAZIONE IRREGOLARITÀ

1. Le segnalazioni di irregolarità possono essere inviate tramite una casella di posta elettronica dedicata informatore[at]hugehalls.com
2. La segnalazione delle irregolarità dovrebbe fornire una spiegazione chiara ed esauriente dell’oggetto della segnalazione e includere in particolare:
   1. la data e il luogo dell'irregolarità oppure la data e il luogo in cui sono state ottenute informazioni sull'irregolarità,
   2. descrizione di una situazione o circostanza specifica che crea la possibilità di irregolarità,
   3. indicazione del soggetto a cui viene segnalata l’irregolarità,
   4. individuazione di eventuali testimoni di irregolarità,
   5. indicazione di tutti gli elementi e le informazioni a disposizione del segnalante che possano rivelarsi utili nel processo di esame delle irregolarità.
3. La persona segnalante è tenuta a mantenere segrete le informazioni in suo possesso relative a presunte irregolarità e ad astenersi da discussioni pubbliche sulle presunte irregolarità segnalate, a meno che la persona non sia obbligata a farlo per legge.

§8
SEGNALAZIONI ANONIME

1. È consentita la segnalazione di irregolarità in forma anonima tramite posta elettronica al seguente indirizzo: informatore[at]hugehalls.com
2.  Ogni segnalazione anonima deve essere iscritta nel registro. Nel caso in cui una segnalazione anonima non venga trattata, il responsabile del trattamento delle segnalazioni è tenuto ad indicare le ragioni che giustificano tale decisione.
3. Qualora, nel considerare una segnalazione anonima, venga accertata l'identità del segnalante, il soggetto preposto al trattamento delle segnalazioni gli attribuisce immediatamente la qualifica di Whistleblower.

§9
RAPPORTO FALSO

1. La segnalazione di irregolarità può essere effettuata solo in buona fede.
2. È vietato presentare consapevolmente false segnalazioni di irregolarità.
3. Se all'esito dell'analisi preliminare della segnalazione o nel corso del procedimento esplicativo risulta che la segnalazione di irregolarità è stata intenzionalmente falsa o la verità è stata occultata, il segnalante, che sia un lavoratore dipendente, può essere ritenuto responsabile della violazione dell'ordine specificato nelle disposizioni del Codice del lavoro. Tale comportamento può anche essere qualificato come una grave violazione dei doveri fondamentali del dipendente e, come tale, comportare la risoluzione del contratto di lavoro senza preavviso.
4. Nel caso in cui il segnalante presti servizi a HUGEHALLS o fornisca beni nell'ambito di un contratto di diritto civile, l'accertamento di una falsa denuncia di irregolarità può comportare la risoluzione del contratto e la definitiva cessazione della collaborazione tra le parti.
5. Indipendentemente dalle conseguenze sopra indicate, il segnalante che consapevolmente effettua una falsa segnalazione di irregolarità potrà essere ritenuto responsabile del risarcimento dei danni in caso di danno a HUGEHALLS correlato alla falsa segnalazione.

§10
PROCEDURA ESPLICATIVA

1. Hanno accesso ai canali di segnalazione delle irregolarità solo i soggetti incaricati della segnalazione delle irregolarità.
2. Dopo aver ricevuto una segnalazione di irregolarità, il responsabile della gestione delle segnalazioni provvederà immediatamente, e comunque entro 3 giorni lavorativi dalla data di ricevimento:
   1. rilascia conferma della segnalazione delle irregolarità sul modulo indicato nell'Allegato n. 2 alla presente Procedura,
   2. esegue un’analisi preliminare della domanda,
   3. attribuisce o non attribuisce al segnalante la qualifica di segnalante.
3. Qualora la segnalazione sia idonea ad essere presa in considerazione, il responsabile del trattamento delle segnalazioni avvia un procedimento esplicativo, che viene condotto davanti al Direttore dello Stabilimento nel rispetto dei principi indicati nella presente Procedura.
4. Il superamento del termine sopra indicato è giustificato solo se è necessario adottare ulteriori misure nell'ambito dell'analisi iniziale della notifica (ad esempio la necessità di completare la notifica, raccogliere ulteriori prove). La prima analisi della domanda non può durare più di 14 giorni.
5. Le segnalazioni di irregolarità sono prese in considerazione senza indebito ritardo, entro un termine non superiore a 30 giorni dalla data di avvio del procedimento esplicativo, a condizione che l'ente esaminante sia in grado di raccogliere i documenti e le prove necessarie entro tale termine.
6. In casi particolarmente complessi, la segnalazione di irregolarità può essere presa in considerazione entro un termine non superiore a 90 giorni dalla data di avvio del procedimento esplicativo.
7. Il Direttore del Dipartimento prepara una relazione sul procedimento esplicativo condotto, che comprende anche raccomandazioni su come gestire il caso.
8. Il responsabile del trattamento delle segnalazioni è tenuto a informare il segnalante su come è stata gestita la questione entro 30 giorni dal termine del trattamento della segnalazione.
9. Le norme di dettaglio per lo svolgimento della procedura esplicativa sono riportate nell'Allegato n. 5 alla presente Procedura.

§11
REGISTRO DELLE SEGNALAZIONI DELLE IRREGOLARITÀ

1. Ogni segnalazione di irregolarità viene annotata nel Registro delle Irregolarità, indipendentemente dall'ulteriore svolgimento del procedimento esplicativo.
2. La persona responsabile della ricezione e dell'elaborazione delle segnalazioni è responsabile della tenuta del registro delle irregolarità presso HUGEHALLS.
3. Il Registro delle Irregolarità contiene in particolare:
   1. estremi di contatto del segnalante, salvo che la segnalazione di irregolarità sia avvenuta in forma anonima,
   2. tutte le informazioni dettagliate che abbiamo sull'applicazione,
   3. corso di analisi e considerazione delle segnalazioni di irregolarità,
   4. persone e organismi coinvolti nel processo di analisi e esame della domanda,
   5. tutte le decisioni e le escalation (se presenti).
4. Il modello del Registro delle segnalazioni di irregolarità è allegato quale Allegato n. 3 alla presente Procedura.
5. Oltre alla tenuta del Registro, il soggetto preposto al trattamento delle segnalazioni, nel rispetto dei principi di riservatezza, è tenuto a conservare tutte le prove, i documenti e le informazioni raccolte in sede di analisi e le informazioni riguardanti l'esame della segnalazione per un periodo di 5 anni dalla data di la conclusione del procedimento esplicativo.

Allegati alla presente Procedura:

1) Allegato n. 1 – Conferma delle irregolarità segnalate
2) Allegato n.2 - Registro delle segnalazioni di irregolarità (modello)
3) Allegato n. 3 – Norme dettagliate per la tutela dei dati dei segnalanti
4) Allegato n. 4 – Norme dettagliate per lo svolgimento del procedimento esplicativo

Allegato n. 1 alla Procedura per la segnalazione delle irregolarità

CONFERMA DI SEGNALAZIONE IRREGOLARITÀ

Si conferma l'accoglimento della denuncia di irregolarità,

effettuata da ………….. in data ……… e riguarda un'irregolarità consistente in:

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Si precisa che al segnalante è stato concesso/rifiutato il riconoscimento dello status di Whistleblower. Il rifiuto di riconoscere al segnalante lo status di segnalante deriva dai seguenti motivi:

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              firma del responsabile della segnalazione

Allegato n. 3 alla Procedura per la segnalazione delle irregolarità

REGOLE DETTAGLIATE PER LA PROTEZIONE DEI DATI DI WHISTLER

1. Nella Procedura per segnalante si intende colui che segnala irregolarità in fatti nei quali non è parte o partecipante, a vantaggio delle parti o dei partecipanti a tale procedimento.
2. Un informatore è chiunque segnali irregolarità e non lo faccia per il proprio interesse legale.
3. Il segnalante non è testimone nel procedimento che verrà avviato a seguito della sua segnalazione, né è partecipante o parte del procedimento avviato.
4. Il segnalante non diventa parte in un procedimento amministrativo ai sensi dell'art. 28 del codice del procedimento amministrativo, in una causa pendente a seguito di una notifica da lui ricevuta.
5. I dati personali di una persona a cui è stato attribuito lo status di segnalante sono soggetti a una protezione speciale al fine di limitare il rischio personale di chi segnala irregolarità, comprese le conseguenze negative da parte delle persone e degli enti cui si riferisce la segnalazione.
6. I dati del segnalante devono rimanere riservati e non possono essere comunicati nel corso del procedimento alle parti e ai partecipanti al procedimento senza il consenso espresso e inequivocabile del segnalante.
7. Viene creato un registro separato dei casi segnalati da una persona a cui è stato riconosciuto lo status di informatore.
8. Il soggetto destinatario della segnalazione registra la richiesta come fattispecie separata, con un numero di riferimento adeguato per le segnalazioni del segnalante, al fine di ridurre al minimo il rischio di divulgazione dei dati del segnalante in fasi successive del procedimento.
9. Il segnalante non è tenuto a fornire dati personali ulteriori rispetto a quelli da lui indicati nella segnalazione inoltrata, anche se non consentono l'univoca identificazione.
10. Le generalità del segnalante non risultano in alcun documento relativo al procedimento.
11. I dati del segnalante non vengono diffusi su richiesta delle parti o dei partecipanti al procedimento.
12. Il segnalante è informato sullo svolgimento e sull'esito del procedimento avviato a seguito della sua segnalazione, nella misura in cui l'informazione costituisce notizia pubblica nell'ambito di un caso registrato in relazione alla segnalazione da lui presentata.

Allegato n. 4 alla Procedura per la segnalazione delle irregolarità
REGOLE DETTAGLIATE PER LO SVOLGIMENTO DEL PROCEDIMENTO ESPLICATIVO

I Regole generali

1. Le norme dettagliate per lo svolgimento della procedura investigativa costituiscono un insieme di principi, norme e linee guida, nonché i diritti e gli obblighi delle persone che segnalano irregolarità e delle persone coinvolte nella sua condotta.
2. Nel corso della procedura istruttoria, tutte le informazioni contenute nella segnalazione sono oggetto di verifica e valutazione obiettiva.
3. Il procedimento si svolge nel rispetto della dignità e del buon nome dei dipendenti, dei terzi e di tutte le persone coinvolte nella causa.
4. Se i fatti denunciati non trovano conferma nel corso del procedimento, il probabile procedimento esplicativo si estingue.
5. Ogni richiesta è soggetta a verifica e registrazione.
6. Il responsabile dell'accettazione e dell'esame della segnalazione, al fine di verificare la segnalazione e dare seguito, potrà trattare dati personali dell'interessato e/o dei testimoni dell'evento segnalato senza il suo consenso.

II Modalità di rendicontazione e sua natura

1. Le irregolarità dovranno essere segnalate via e-mail informatore[at]hugehalls.com
2. La segnalazione può essere pubblica o anonima.
   1. La segnalazione aperta avviene quando il segnalante acconsente a rivelare la propria identità alle persone coinvolte nel procedimento.
   2. La segnalazione anonima non consente l'identificazione del segnalante.
3. La domanda deve contenere in particolare:
   1. estremi del segnalante (a meno che non si tratti di segnalazione anonima)
   2. data e luogo di preparazione,
   3. data di ricevimento,
   4. dati della persona che ha commesso l'irregolarità, compresi nome, cognome, posizione, luogo di lavoro,
   5. descrizione delle irregolarità,
   6. una descrizione degli effetti reali e potenziali delle azioni intraprese dal segnalante per eliminare le irregolarità,
   7. prove che confermano i fatti presentati

III Persone responsabili

1. Il responsabile del trattamento delle segnalazioni è il soggetto responsabile dell'avvio e dello svolgimento del procedimento esplicativo, salvo che il procedimento lo riguardi.
2. Qualora il procedimento riguardi il responsabile del trattamento delle notifiche, il direttore dell'Istituzione incarica una persona diversa dal responsabile del trattamento delle notifiche di avviare e condurre il procedimento esplicativo.
3. Il responsabile della segnalazione o una persona designata può, qualora la situazione lo richieda, obbligare (per iscritto) la persona oggetto della segnalazione a fornire spiegazioni scritte in merito.
4. Il soggetto obbligato a fornire spiegazioni è tenuto a trasmetterle entro 7 giorni lavorativi dalla data di ricevimento della richiesta, per iscritto.
5. Ogni persona oggetto di accuse ha diritto alla tutela legale ai sensi della legge applicabile.

IV Gestione della notifica

1. La domanda è soggetta a verifica e esame entro il termine indicato nella Procedura.
2. Le domande vengono considerate nell'ordine in cui sono presentate.
3. Nel corso della verifica della segnalazione, il responsabile del trattamento delle segnalazioni o una persona autorizzata può verificare la documentazione presentata, chiedere chiarimenti e, con modalità improntate al rispetto della dignità e del diritto alla riservatezza, verificare i fatti esposti nella segnalazione.
4. Il responsabile della gestione delle segnalazioni predispone una nota esplicativa di ciascuna procedura e la sottopone al Direttore di Impianto.
5. Se la segnalazione non è stata anonima, il segnalante viene informato del suo esito.