Rapports de dénonciation

§ 1
DÉFINITIONS

Chaque fois que ce document fait référence à :

1. HUGEHALLS  - il s'agit de HUGEHALLS Group SA dont le siège social est situé à Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, NIP PL6681972226, REGON 363146260, KRS 0000599601 ainsi que toutes les succursales et établissements ;
2. Employé cela signifie une personne en relation de travail avec HUGEHALLS au sens de l'art. 22 § 1 du Code du travail ;
3. Collaborateur cela signifie une personne fournissant des services à HUGEHALLS dans le cadre d'un contrat de droit civil ;
4. vous avez signalé il s'agit d'une personne signalant des irrégularités qui a obtenu le statut de lanceur d'alerte conformément aux principes énoncés dans la présente Procédure ;
5. Anomalies - il s'agit d'un état de fait résultant d'un acte ou d'une omission, indiquant la possibilité d'événements qui violent ou peuvent violer les dispositions généralement applicables de la loi ou du règlement intérieur. Cela inclut également tout acte ou omission qui constitue ou peut constituer une conduite illégale ou contraire à l'éthique ;
6. Procédure il s'agit de cette Procédure de signalement des irrégularités et de protection des lanceurs d'alerte,
7. Personne autorisée soumettre un rapport désigne une personne qui a le droit et l'obligation de soumettre un rapport ;
8. Signalement des irrégularités cela signifie la soumission, de la manière spécifiée dans la présente Procédure, par une personne autorisée à signaler des informations pouvant indiquer des irrégularités.
9. Partie déclarante cela signifie une personne signalant des irrégularités en utilisant les canaux de signalement spécifiés dans la présente procédure ;
10. Responsable traitement des rapports désigne la personne chargée d'examiner le rapport d'irrégularités ;
11. Première analyse de la candidature cela implique de vérifier le contenu du signalement en termes d'existence de motifs de reconnaissance au cours de la procédure explicative et d'accorder à l'informateur le statut de lanceur d'alerte, en vertu duquel la personne chargée du traitement des signalements a le droit de demander à la partie déclarante de compléter les données contenues dans le rapport d'irrégularités dans le délai prescrit ;
12. Procédure explicative cela signifie la procédure menée dans le cadre de la notification soumise, conformément aux principes énoncés dans cette procédure ;
13. Registre des déclarations d'irrégularités (Registre) désigne un registre tenu en relation avec les notifications soumises.

§ 2
DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. La stratégie opérationnelle de HUGEHALLS est basée sur la responsabilité, en prévenant la corruption et autres irrégularités tant au sein de l'organisation qu'entre les entités coopérantes, en tenant compte d'un certain nombre d'aspects, en particulier les intérêts sociaux, la protection de l'environnement et les relations avec divers groupes de collaborateurs.
2. La procédure est un élément du système de contrôle de gestion, son objectif principal est de prévenir les irrégularités dans HUGEHALLS.
3. HUGEHALLS mène ses activités dans le respect absolu des réglementations légales, des bonnes pratiques et des normes éthiques les plus élevées.
4. L'objectif principal de la procédure est de créer un système de signalement des irrégularités dans HUGEHALLS en créant des canaux de signalement sûrs qui empêchent toute action de représailles contre le lanceur d'alerte.
5. La procédure précise notamment :
   1. portée des irrégularités couvertes par la procédure,
   2. portée des personnes autorisées,
   3. les règles de déclaration des irrégularités par les personnes autorisées à signaler,
   4. responsabilité dans le processus de gestion des irrégularités,
   5. le processus d’examen et de gestion des irrégularités,
   6. les principes de confidentialité, notamment les principes de maintien du secret sur les signalements d'irrégularités effectués par les lanceurs d'alerte et l'identité des auteurs des signalements.

§ 4
PERSONNES RESPONSABLES DE LA GESTION DES RAPPORTS

1. La personne chargée de recevoir et d'examiner les rapports d'irrégularités chez HUGEHALLS et d'exercer la supervision générale de la réception et du traitement des rapports d'irrégularités chez HUGEHALLS est Jerzy Karolewski.
2. Les rapports ne peuvent pas être analysés par des personnes qui, selon le contenu du rapport d'irrégularités, peuvent être impliquées d'une manière ou d'une autre de manière négative dans l'acte ou l'omission constituant l'irrégularité.

§5
AIGUILLEUR

1. Conformément au principe de bonne foi, toute personne autorisée à signaler une irrégularité devrait signaler une irrégularité si elle a des motifs raisonnables de croire que les informations fournies sont véridiques.
2. Le demandeur qui agit dans un but contraire à la loi ou aux principes de la coexistence sociale est de mauvaise foi.
3. La décision d’accorder le statut de lanceur d’alerte est prise par la personne chargée du traitement des signalements.
4. Toute qualité de lanceur d'alerte peut être obtenue par tout lanceur d'alerte, sauf si l'analyse préliminaire du signalement permet de supposer que le lanceur d'alerte a manifestement agi de mauvaise foi (présomption de bonne foi).
5. Si la personne déclarante n'a pas soumis le rapport de manière anonyme, la personne chargée du traitement des rapports accuse réception du rapport dans les 7 jours à compter de la date de sa réception.
6. Le dépassement du délai visé ci-dessus n'est justifié que s'il est nécessaire d'entreprendre des activités supplémentaires dans le cadre de l'analyse initiale de la notification (par exemple, la nécessité de compléter la notification, de collecter des preuves supplémentaires). L’analyse initiale de la demande ne peut durer plus de 14 jours.
7. S’il s’avère, au cours de la procédure explicative, que le signaleur, préalablement reconnu comme lanceur d’alerte, a agi de mauvaise foi, il sera privé de la protection prévue pour un lanceur d’alerte.

§6
PROTECTION des lanceurs d’alerte

1. Il existe une interdiction absolue d'exercer des représailles à l'encontre d'un lanceur d'alerte, même dans les cas où l'irrégularité a été signalée de bonne foi et où la procédure explicative menée a montré que l'irrégularité signalée ne s'est pas produite.
2. Le lanceur d’alerte a droit à une protection totale contre les actions répressives, la discrimination, le harcèlement moral et autres types de traitements injustes.
3. Il est inacceptable de mettre fin à la relation de travail ou au contrat mutuel avec un lanceur d'alerte uniquement en relation avec le signalement d'irrégularités par le lanceur d'alerte.
4. La protection ne s’applique pas à un lanceur d’alerte qui est également auteur/coauteur/assistant d’irrégularités.
5. Les règles détaillées relatives à la protection des données des lanceurs d’alerte sont détaillées en annexe à la présente Procédure.

§7
SIGNALEMENT DES IRRÉGULARITÉS

1. Les rapports d’irrégularités peuvent être envoyés via une boîte e-mail dédiée lanceur d'alerte[at]hugehalls.com
2. Les irrégularités signalées doivent fournir une explication claire et complète de l’objet du rapport et inclure notamment :
   1. la date et le lieu de l'irrégularité ou la date et le lieu d'obtention des informations sur l'irrégularité,
   2. description d'une situation ou de circonstances spécifiques créant la possibilité d'irrégularités,
   3. indication de l'entité à laquelle l'irrégularité est signalée,
   4. identification d'éventuels témoins d'irrégularités,
   5. indication de tous les éléments de preuve et informations dont dispose la partie déclarante et qui peuvent s'avérer utiles dans le processus d'examen des irrégularités.
3. La personne déclarante est tenue de traiter comme secrètes les informations dont elle dispose concernant les irrégularités présumées et de s'abstenir de tout débat public sur les irrégularités présumées signalées, à moins qu'elle n'y soit obligée par la loi.

§8
RAPPORTS ANONYMES

1. Il est permis de signaler des irrégularités de manière anonyme par courrier électronique à l'adresse suivante : lanceur d'alerte[at]hugehalls.com
2.  Chaque signalement anonyme doit être inscrit au registre. Si un signalement anonyme n'est pas traité, la personne chargée du traitement des signalements est tenue d'indiquer les raisons justifiant une telle décision.
3. Si lors de l’examen d’un signalement anonyme, l’identité du signaleur est établie, la personne chargée du traitement des signalements lui accorde immédiatement le statut de lanceur d’alerte.

§9
FAUX RAPPORT

1. Les irrégularités ne peuvent être signalées que de bonne foi.
2. Il est interdit de soumettre sciemment de fausses déclarations d'irrégularités.
3. S'il s'avère, à la suite de l'analyse préliminaire du rapport ou au cours de la procédure explicative, que le signalement d'irrégularités a été intentionnellement déclaré de manière mensongère ou que la vérité a été dissimulée, la personne signalant, qui est un employé, pourra être tenu responsable du manquement à l'ordre prévu par les dispositions du Code du travail. Un tel comportement peut également être qualifié de violation grave des devoirs fondamentaux du salarié et, à ce titre, entraîner la rupture du contrat de travail sans préavis.
4. Dans le cas où la partie déclarante fournit des services à HUGEHALLS ou fournit des marchandises dans le cadre d'un contrat de droit civil, la constatation d'une fausse déclaration d'irrégularités peut entraîner la résiliation du contrat et la fin définitive de la coopération entre les parties.
5. Quelles que soient les conséquences indiquées ci-dessus, un journaliste qui fait sciemment une fausse déclaration d'irrégularités pourra être tenu responsable des dommages et intérêts en cas de dommage causé à HUGEHALLS lié à la fausse déclaration.

§10
PROCÉDURE EXPLICATIVE

1. Seules les personnes chargées de signaler les irrégularités ont accès aux canaux de communication des irrégularités.
2. Après avoir reçu un rapport d'irrégularités, la personne responsable du traitement des rapports devra immédiatement, mais au plus tard dans les 3 jours ouvrables à compter de la date de réception :
   1. délivre une confirmation des irrégularités de déclaration sur le formulaire spécifié à l'annexe n° 2 de la présente procédure,
   2. effectue une analyse préliminaire de la demande,
   3. accorde ou non au déclarant le statut de lanceur d’alerte.
3. Si le rapport est apte à être examiné, la personne chargée du traitement des rapports engage une procédure explicative qui se déroule devant le Directeur de l'Usine conformément aux principes énoncés dans la présente Procédure.
4. Le dépassement du délai indiqué ci-dessus n'est justifié que s'il est nécessaire de prendre des mesures supplémentaires dans le cadre de l'analyse initiale de la notification (par exemple la nécessité de compléter la notification, de collecter des preuves supplémentaires). L’analyse initiale de la demande ne peut durer plus de 14 jours.
5. Les rapports d'irrégularités sont examinés sans retard injustifié, dans un délai n'excédant pas 30 jours à compter de la date d'ouverture de la procédure explicative, à condition que l'entité chargée de l'examen soit en mesure de rassembler les documents et preuves nécessaires dans ce délai.
6. Dans les cas particulièrement complexes, le signalement d'irrégularités peut être examiné dans un délai maximum de 90 jours à compter de la date d'ouverture de la procédure explicative.
7. Le directeur du département prépare un rapport sur la procédure explicative menée, qui comprend également des recommandations sur la manière de traiter l'affaire.
8. La personne responsable du traitement des signalements est tenue d'informer le lanceur d'alerte de la manière dont l'affaire a été traitée dans un délai de 30 jours à compter de la fin du traitement du signalement.
9. Les règles détaillées de conduite de la procédure explicative sont définies à l'annexe n° 5 de la présente procédure.

§11
REGISTRE DES IRRÉGULARITÉS DE DÉCLARATION

1. Chaque constat d'irrégularité est inscrit au registre des irrégularités, quel que soit le déroulement ultérieur de la procédure explicative.
2. La personne responsable de la réception et du traitement des déclarations est responsable de la tenue du registre des irrégularités chez HUGEHALLS.
3. Le Registre des Irrégularités contient notamment :
   1. les coordonnées du lanceur d’alerte, sauf si le signalement des irrégularités était anonyme,
   2. toutes les informations détaillées dont nous disposons sur la candidature,
   3. cours d'analyse et d'examen des irrégularités de déclaration,
   4. les personnes et organismes impliqués dans le processus d'analyse et d'examen de la demande,
   5. toutes les décisions et escalades (le cas échéant).
4. Le modèle de registre des rapports d’irrégularités est joint en annexe n° 3 à la présente procédure.
5. En plus de tenir le registre, la personne chargée du traitement des rapports, tout en préservant la confidentialité, est tenue de conserver toutes les preuves, documents et informations collectés lors de l'analyse et les informations relatives à l'examen du rapport pendant une période de 5 ans à compter de la fin de l'année. la procédure d'enquête.

Annexes à cette procédure :

1) Annexe n°1 – Confirmation des irrégularités de déclaration
2) Annexe n°2 - Registre des rapports d'irrégularités (modèle)
3) Annexe n°3 – Règles détaillées de protection des données des lanceurs d’alerte
4) Annexe n°4 - Règles détaillées de conduite de la procédure explicative

Annexe n°1 à la Procédure de déclaration des irrégularités

CONFIRMATION DE L'IRRÉGULARITÉ DE DÉCLARATION

La réception du rapport d'irrégularités est confirmée,

qui a été effectuée par …………………….. le ...................... et concerne une irrégularité consistant en :

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Il est précisé que le déclarant s'est vu accorder/refusé d'obtenir le statut de lanceur d'alerte. Le refus d’accorder au déclarant le statut de lanceur d’alerte résulte des raisons suivantes :

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

……………………………………………………………………………………

              signature de la personne responsable du reporting

Annexe n°3 à la Procédure de déclaration des irrégularités

RÈGLES DÉTAILLÉES POUR LA PROTECTION DES DONNÉES DE WHISTLER

1. Dans la Procédure, on entend par lanceur d'alerte toute personne signalant des irrégularités dans des affaires dans lesquelles elle n'est pas partie ou participant, au profit des parties ou participants à cette procédure.
2. Un lanceur d’alerte est toute personne qui signale des irrégularités et qui ne le fait pas dans son propre intérêt juridique.
3. Un lanceur d’alerte n’est pas témoin dans la procédure qui sera engagée à la suite de son signalement, ni participant ou partie à la procédure engagée.
4. Un lanceur d'alerte ne devient pas partie à une procédure administrative au sens de l'art. 28 du Code de procédure administrative, dans une affaire pendante à la suite d'une notification reçue de sa part.
5. Les données personnelles d'une personne ayant obtenu le statut de lanceur d'alerte font l'objet d'une protection particulière afin de limiter le risque personnel de la personne signalant des irrégularités, y compris les conséquences négatives de la part des personnes et entités auxquelles le signalement se rapporte.
6. Les données du lanceur d'alerte doivent rester confidentielles et ne peuvent être divulguées au cours de la procédure aux parties et participants à cette procédure sans le consentement exprès et sans ambiguïté du lanceur d'alerte.
7. Un registre distinct des cas est créé pour les cas signalés par une personne ayant obtenu le statut de lanceur d'alerte.
8. La personne qui reçoit le signalement enregistre la demande dans un dossier distinct, avec un numéro de référence approprié pour les signalements de lanceurs d'alerte, afin de minimiser le risque de divulgation des données du lanceur d'alerte à des étapes ultérieures de la procédure.
9. Le lanceur d’alerte n’est pas tenu de fournir des données personnelles supplémentaires à celles qu’il a indiquées dans le signalement soumis, même si celles-ci ne permettent pas une identification sans ambiguïté.
10. Les coordonnées du lanceur d'alerte ne sont divulguées dans aucun document lié à la procédure.
11. Les données du lanceur d'alerte ne sont pas divulguées à la demande des parties ou des participants à la procédure.
12. Le lanceur d'alerte est informé du déroulement et du résultat de la procédure engagée à la suite de son signalement, dans la mesure où cette information constitue une information publique dans le cadre d'un dossier enregistré en relation avec le signalement qu'il a soumis.

Annexe n°4 à la Procédure de déclaration des irrégularités
RÈGLES DÉTAILLÉES POUR LA CONDUITE DE LA PROCÉDURE EXPLICATIVE

Règles générales

1. Les règles détaillées de conduite de la procédure d'enquête constituent un ensemble de principes, de normes et de lignes directrices, ainsi que les droits et obligations des personnes signalant des irrégularités et des personnes impliquées dans sa conduite.
2. Au cours de la procédure d'enquête, toutes les informations contenues dans le rapport sont soumises à une vérification et à une évaluation objective.
3. La procédure se déroule dans le respect de la dignité et de la réputation des salariés, des tiers et de toutes les personnes impliquées dans l'affaire.
4. Si les faits rapportés ne sont pas confirmés au cours de la procédure, la probable procédure explicative est close.
5. Chaque candidature est soumise à vérification et enregistrement.
6. Afin de vérifier le signalement et de prendre des mesures de suivi, la personne responsable de l'acceptation et de l'examen du signalement peut traiter les données personnelles de la personne concernée et/ou des témoins de l'événement signalé sans son consentement.

II Méthode de reporting et sa nature

1. Les irrégularités doivent être signalées par e-mail lanceur d'alerte[at]hugehalls.com
2. Le rapport peut être public ou anonyme.
   1. Un signalement ouvert a lieu lorsque le lanceur d’alerte consent à révéler son identité aux personnes impliquées dans la procédure.
   2. Un signalement anonyme ne permet pas d’identifier le lanceur d’alerte.
3. La demande doit comprendre notamment :
   1. les coordonnées de la personne qui signale (sauf s'il s'agit d'un signalement anonyme)
   2. date et lieu de préparation,
   3. date de réception,
   4. les données de la personne qui a commis l'irrégularité, y compris son nom, son prénom, sa fonction, son lieu de travail,
   5. description des irrégularités,
   6. une description des effets réels et potentiels des mesures prises par la partie déclarante pour éliminer les irrégularités,
   7. preuve confirmant les faits présentés

III Personnes responsables

1. Le responsable du traitement des signalements est celui chargé d'engager et de conduire la procédure explicative, à moins que la procédure ne le concerne.
2. Dans l'hypothèse où la procédure concerne la personne chargée du traitement des notifications, le directeur de l'Institution désigne une personne autre que la personne chargée du traitement des notifications pour engager et conduire la procédure explicative.
3. La personne chargée du traitement des signalements ou une personne désignée peut - si la situation l'exige - obliger (par écrit) la personne concernée par le signalement à fournir des explications écrites à ce sujet.
4. La personne tenue de fournir des explications est tenue de les soumettre par écrit dans les 7 jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande.
5. Toute personne faisant l'objet d'allégations a droit à une protection juridique en vertu de la loi applicable.

IV Traitement de la notification

1. La candidature est soumise à vérification et examen dans le délai précisé dans la Procédure.
2. Les candidatures sont examinées dans l’ordre dans lequel elles sont soumises.
3. Lors de la vérification de la notification, la personne responsable du traitement des notifications ou une personne autorisée peut vérifier les documents soumis, demander des explications et, dans le respect de la dignité et du droit à la vie privée, vérifier les faits présentés dans la notification.
4. La personne chargée du traitement des notifications établit une note de chaque procédure explicative et la soumet au Directeur de l'Usine.
5. Si le signalement n’est pas anonyme, le lanceur d’alerte est informé du résultat.