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Hinweisgeberberichte

§1. DEFINITIONEN

Wann immer dieses Dokument sich auf Folgendes bezieht:

  1. HUGEHALLS – dies bedeutet HUGEHALLS Group S.A. mit Sitz in Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warschau, NIP PL6681972226, Region 363146260, KRS 0000599601, zusammen mit all seinen Niederlassungen und Betriebsstätten;
  2. Mitarbeiter bedeutet eine Person, die bei HUGEHALLS im Sinne von Artikel 22 § 1 des Arbeitsgesetzes beschäftigt ist;
  3. Mitarbeiter bedeutet eine Person, die HUGEHALLS Dienstleistungen auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags erbringt;
  4. Hinweisgeber bedeutet eine Person, die Unregelmäßigkeiten meldet und den Hinweisgeberstatus gemäß den in diesem Verfahren festgelegten Bedingungen erhalten hat;
  5. Unregelmäßigkeiten – bedeutet einen faktischen Zustand, der aus einer Handlung oder Unterlassung resultiert und die Möglichkeit von Ereignissen anzeigt, die allgemein anwendbare gesetzliche Bestimmungen oder interne Vorschriften verletzen oder potenziell verletzen könnten. Es umfasst auch jede Handlung oder Nachlässigkeit, die rechtswidriges oder unethisches Verhalten darstellt oder darstellen könnte;
  6. Verfahren bedeutet dieses Verfahren zur Meldung und zum Schutz von Hinweisgebern;
  7. Befugte Person bedeutet eine Person, die das Recht und die Verpflichtung hat, einen Bericht zu erstatten;
  8. Bericht über Unregelmäßigkeiten bedeutet die Übermittlung, in der in diesem Verfahren festgelegten Weise, durch eine befugte Person von Informationen, die Unregelmäßigkeiten anzeigen könnten;
  9. Meldender bedeutet eine Person, die einen Bericht über Unregelmäßigkeiten unter Verwendung der in diesem Verfahren festgelegten Meldekanäle erstattet;
  10. Verantwortliche Person bedeutet die Person, die für die Bearbeitung des Berichts über Unregelmäßigkeiten verantwortlich ist;
  11. Vorläufige Analyse des Berichts bedeutet die Überprüfung des Inhalts des Berichts hinsichtlich der Existenz von Gründen für dessen Berücksichtigung während des aufklärenden Verfahrens und die Gewährung des Hinweisgeberstatus an den Meldenden, während der die verantwortliche Person das Recht hat, den Meldenden aufzufordern, die im Bericht über Unregelmäßigkeiten enthaltenen Daten innerhalb einer festgelegten Frist zu ergänzen;
  12. Aufklärungsverfahren bedeutet die Verfahren, die im Zusammenhang mit dem eingereichten Bericht durchgeführt werden, unter den in diesem Verfahren festgelegten Bedingungen;
  13. Register der Berichte über Unregelmäßigkeiten (Register) bedeutet das Register, das im Zusammenhang mit den eingereichten Berichten geführt wird.

§2. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

  1. Die operative Strategie von HUGEHALLS basiert auf Verantwortung, der Verhinderung von Korruption und dem Auftreten anderer Unregelmäßigkeiten sowohl innerhalb der Organisation als auch bei kooperierenden Stellen, wobei eine Reihe von Aspekten, insbesondere soziale Interessen, Umweltschutz und Beziehungen zu verschiedenen Gruppen von Mitarbeitern, berücksichtigt werden.
  2. Das Verfahren ist ein Element des Managementkontrollsystems; sein Hauptziel ist die Verhinderung von Unregelmäßigkeiten bei HUGEHALLS.
  3. HUGEHALLS führt seine Aktivitäten auf der Grundlage des absoluten Respekts vor gesetzlichen Bestimmungen, guten Praktiken und den höchsten ethischen Standards durch.
  4. Das Hauptziel des Verfahrens ist die Schaffung eines Systems zur Meldung von Unregelmäßigkeiten bei HUGEHALLS durch die Einrichtung sicherer Meldekanäle, die jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegen den Hinweisgeber verhindern.
  5. Das Verfahren legt insbesondere fest:
    1. den Umfang der durch das Verfahren abgedeckten Unregelmäßigkeiten,
    2. den Umfang der befugten Personen,
    3. die Regeln für die Meldung von Unregelmäßigkeiten durch befugte Personen,
    4. die Verantwortlichkeiten im Prozess der Verwaltung von Unregelmäßigkeiten,
    5. den Prozess der Prüfung und Verwaltung von Unregelmäßigkeiten,
    6. die Grundsätze der Vertraulichkeit, insbesondere die Grundsätze der Vertraulichkeit der Berichte über Unregelmäßigkeiten, die von Hinweisgebern erstattet werden, sowie der Identitäten der Meldenden.

§3. GELTUNGSBEREICH DES VERFAHRENS

  1. Das Verfahren und seine Bestimmungen gelten für die folgenden Gruppen von Personen, die befugt sind, einen Bericht zu erstatten:
    1. Mitarbeiter und Mitarbeiter, sowie ehemalige Mitarbeiter und Mitarbeiter von HUGEHALLS,
    2. Personen, die im Namen von und für HUGEHALLS handeln,
    3. alle anderen Personen, die in irgendeiner Weise mit HUGEHALLS verbunden sind, insbesondere: Personen, die bei der Meldung von Unregelmäßigkeiten helfen, Praktikanten, Trainees oder Bewerber, wenn die Informationen über Unregelmäßigkeiten während des Rekrutierungsprozesses oder anderer Prozesse, die der Begründung eines Arbeitsverhältnisses vorausgehen, erhalten wurden.
  2. Ein Bericht über Unregelmäßigkeiten kann insbesondere folgende Punkte betreffen:
    1. Entitäten, die mit HUGEHALLS verbunden sind,
    2. eine natürliche Person, die befugt ist, HUGEHALLS zu vertreten,
    3. Mitarbeiter und Mitarbeiter von HUGEHALLS im Zusammenhang mit der Erbringung von Arbeiten für sie,
    4. einen Subunternehmer oder einen anderen Unternehmer, der eine natürliche Person ist, wenn ihre verbotene Handlung mit der Ausführung eines mit HUGEHALLS geschlossenen Vertrags in Zusammenhang steht,
    5. einen Mitarbeiter oder Mitarbeiter oder eine Person, die befugt ist, im Interesse oder im Namen eines Unternehmers zu handeln, der keine natürliche Person ist, wenn ihre Handlung mit der Ausführung eines von diesem Unternehmer mit HUGEHALLS geschlossenen Vertrags in Zusammenhang steht.
  3. Unregelmäßigkeiten werden als Informationen verstanden, die von befugten Personen zur Meldung gehalten werden, insbesondere solche, die anzeigen können:
    1. den Verdacht auf Vorbereitung, Versuch oder Begehung einer verbotenen Handlung durch die in Absatz 2 genannten Entitäten,
    2. die Nichterfüllung von Verpflichtungen oder den Missbrauch von Befugnissen durch die in Absatz 2 genannten Entitäten,
    3. die Nichterfüllung der im jeweiligen Fall erforderlichen Sorgfalt in den Handlungen der in Absatz 2 genannten Entitäten,
    4. Unregelmäßigkeiten in der Organisation der Aktivitäten von HUGEHALLS, die zur Begehung einer rechtswidrigen Handlung oder zur Schädigung führen könnten,
    5. die Verletzung allgemein anwendbarer Gesetze, nach denen HUGEHALLS tätig ist,
    6. die Verletzung interner Verfahren und ethischer Standards, die von HUGEHALLS angenommen wurden.

§4. VERANTWORTLICHE PERSONEN FÜR DIE VERWALTUNG DER BERICHTE

  1. Die Person, die für den Empfang und die Bearbeitung von Berichten über Unregelmäßigkeiten bei HUGEHALLS verantwortlich ist und die Gesamtverwaltung solcher Berichte überwacht, ist Jerzy Karolewski.
  2. Basierend auf dem Inhalt des Berichts über Unregelmäßigkeiten kann dieser nicht von Personen analysiert werden, die negativ an der Handlung oder Unterlassung beteiligt sein könnten, die die Unregelmäßigkeit darstellt.

§5. HINWEISGEBER

  1. Nach dem Grundsatz des guten Glaubens sollte jede Person, die berechtigt ist, einen Bericht zu erstatten, eine Unregelmäßigkeit melden, wenn es vernünftige Gründe gibt zu glauben, dass die bereitgestellten Informationen wahr sind.
  2. Ein Hinweisgeber, der in böser Absicht handelt, ist jemand, der gegen das Gesetz oder die Prinzipien des sozialen Zusammenlebens handelt.
  3. Die Entscheidung über die Gewährung des Hinweisgeberstatus wird von der für die Bearbeitung der Berichte verantwortlichen Person getroffen.
  4. Jeder Meldende kann den Hinweisgeberstatus erhalten, es sei denn, die vorläufige Analyse des Berichts liefert Gründe, die die Annahme rechtfertigen, dass der Meldende in böser Absicht gehandelt hat (Vermutung des guten Glaubens).
  5. Wenn der Meldende den Bericht nicht anonym eingereicht hat, bestätigt die für die Bearbeitung der Meldungen zuständige Person den Eingang des Berichts innerhalb von 7 Tagen nach dem Datum des Eingangs.
  6. Jede Überschreitung der oben genannten Frist gilt ausschließlich als gerechtfertigt, sofern im Rahmen der vorläufigen Analyse des Berichts notwendige Zusatzmaßnahmen – etwa die Ergänzung des Berichts oder die Erhebung zusätzlicher Beweise – ergriffen werden müssen. Die vorläufige Analyse des Berichts darf maximal 14 Tage umfassen.
  7. Wenn sich während des erläuternden Verfahrens herausstellt, dass der Meldende, der zuvor den Whistleblower-Status erhalten hat, in böser Absicht gehandelt hat, wird ihm der Schutz, der für Whistleblower vorgesehen ist, entzogen.

§6. WHISTLEBLOWER-SCHUTZ

  1. Es wird ein striktes Verbot von Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower eingeführt, welches auch dann gilt, wenn der in gutem Glauben erstattete Bericht über Unregelmäßigkeiten nach Durchführung erläuternder Verfahren keine bestätigte Unregelmäßigkeit ergibt.
  2. Der Whistleblower hat Anspruch auf vollen Schutz vor repressiven Maßnahmen, Diskriminierung, Mobbing und anderen Formen unfairer Behandlung.
  3. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder eine einvernehmliche Vereinbarung mit dem Whistleblower ausschließlich im Zusammenhang mit dem Bericht des Whistleblowers über Unregelmäßigkeiten ist unzulässig.
  4. Der Schutz gilt nicht für einen Whistleblower, der gleichzeitig der Täter/Komplize/Beihilfe bei der Unregelmäßigkeit ist.
  5. Detaillierte Regeln zum Schutz der Daten des Whistleblowers sind im Anhang zu diesem Verfahren festgelegt.

§7. MELDUNG VON UNREGELMÄSSIGKEITEN

  1. Meldungen über Unregelmäßigkeiten können über eine spezielle E-Mail-Adresse sygnalista@hugehalls.com eingereicht werden.
  2. Ein Bericht über Unregelmäßigkeiten sollte eine klare und umfassende Erklärung des Gegenstands des Berichts enthalten und insbesondere Folgendes umfassen:
    1. das Datum und den Ort der Unregelmäßigkeit oder das Datum und den Ort, an dem Informationen über die Unregelmäßigkeit erhalten wurden,
    2. eine Beschreibung der spezifischen Situation oder Umstände, die die Möglichkeit einer Unregelmäßigkeit schaffen,
    3. die Identifizierung der Stelle, auf die sich der Bericht über Unregelmäßigkeiten bezieht,
    4. die Identifizierung von Zeugen der Unregelmäßigkeit,
    5. die Identifizierung aller Beweise und Informationen, die der Meldende besitzt und die im Prozess der Bearbeitung der Unregelmäßigkeiten hilfreich sein können.
  3. Der Meldende ist verpflichtet, die Informationen, die er über den Verdacht auf Unregelmäßigkeiten besitzt, vertraulich zu behandeln und von öffentlichen Diskussionen über die gemeldeten Verdachtsmomente abzusehen, es sei denn, er ist gesetzlich dazu verpflichtet.

§8. ANONYME MELDUNGEN

  1. Anonyme Meldungen über Unregelmäßigkeiten per E-Mail an sygnalista@hugehalls.com sind zulässig.
  2. Jede anonyme Meldung wird im Register erfasst. Im Falle einer unbehandelten anonymen Meldung muss die für die Bearbeitung der Meldungen zuständige Person die Gründe angeben, die eine solche Entscheidung rechtfertigen.
  3. Wenn während der Prüfung einer anonymen Meldung die Identität des Meldenden festgestellt wird, gewährt die für die Bearbeitung der Meldungen zuständige Person ihm sofort den Whistleblower-Status.

§9. FALSCHMELDUNGEN

  1. Ein Bericht über Unregelmäßigkeiten darf nur in gutem Glauben erstattet werden.
  2. Die bewusste Abgabe falscher Berichte über Unregelmäßigkeiten ist untersagt.
  3. Ergibt die vorläufige Analyse des Berichts oder das Erläuterungsverfahren, dass der meldende Mitarbeiter bewusst falsche Angaben gemacht oder relevante Tatsachen verschwiegen hat, kann er gemäß den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs zur Verantwortung gezogen werden. Ein derartiges Verhalten kann als schwerwiegender Verstoß gegen die grundlegenden Mitarbeiterpflichten bewertet werden und eine fristlose Kündigung des Arbeitsvertrags nach sich ziehen.
  4. Im Falle eines Meldenden, der Dienstleistungen für HUGEHALLS erbringt oder Waren im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags liefert, kann die Feststellung eines falschen Berichts über Unregelmäßigkeiten zur Beendigung dieses Vertrags und zur endgültigen Beendigung der Zusammenarbeit zwischen den Parteien führen.
  5. Unabhängig von den oben genannten Konsequenzen kann ein Meldender, der bewusst einen falschen Bericht über Unregelmäßigkeiten erstattet, auf Schadensersatz haftbar gemacht werden, wenn HUGEHALLS durch den falschen Bericht geschädigt wird.

§10. ERMITTLUNGSVERFAHREN

  1. Der Zugang zu den Meldekanälen für Unregelmäßigkeiten wird nur Personen gewährt, die für die Bearbeitung des Berichts verantwortlich sind.
  2. Nach Eingang eines Berichts über eine Unregelmäßigkeit hat die für die Bearbeitung der Meldungen zuständige Person unverzüglich und spätestens innerhalb von 3 Arbeitstagen ab dem Datum des Eingangs:
    1. eine Bestätigung des Berichts über die Unregelmäßigkeit auf dem in Anhang Nr. 2 zu diesem Verfahren festgelegten Formular auszustellen,
    2. eine vorläufige Analyse des Berichts durchzuführen,
    3. dem meldenden Personen den Status des Whistleblowers zuzuweisen oder nicht zuzuweisen.
  3. Wenn der Bericht für eine Prüfung geeignet ist, leitet die für die Bearbeitung der Meldungen zuständige Person ein Ermittlungsverfahren ein, das gemäß den in diesem Verfahren festgelegten Grundsätzen vor dem Werkleiter durchgeführt wird.
  4. Die Überschreitung der oben genannten Frist ist nur dann gerechtfertigt, wenn es notwendig ist, zusätzliche Maßnahmen im Rahmen der vorläufigen Analyse des Berichts zu ergreifen (z. B. die Notwendigkeit, den Bericht zu ergänzen, zusätzliche Beweise zu sammeln). Die vorläufige Analyse des Berichts darf nicht länger als 14 Tage dauern.
  5. Innerhalb von 30 Tagen nach Einleitung des Ermittlungsverfahrens, sofern die prüfende Stelle die erforderlichen Dokumente sowie Beweise fristgerecht sammeln kann, ist der Bericht über die Unregelmäßigkeit ohne unnötige Verzögerung zu prüfen.
  6. In besonders komplizierten Fällen kann die Prüfung des Berichts über die Unregelmäßigkeit innerhalb eines Zeitraums von maximal 90 Tagen ab dem Datum der Einleitung des Ermittlungsverfahrens erfolgen.
  7. Der Werkleiter erstellt einen Bericht über das durchgeführte Ermittlungsverfahren, der auch Empfehlungen zur Lösung der Angelegenheit enthält.
  8. Die für die Bearbeitung der Berichte verantwortliche Person ist verpflichtet, den Hinweisgeber innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Prüfung des Berichts über die Art der Lösung der Angelegenheit zu informieren.
  9. Detaillierte Regeln für die Durchführung des Ermittlungsverfahrens sind in Anhang Nr. 5 zu diesem Verfahren festgelegt.

§11. REGISTER DER UNREGELMÄSSIGKEITSBERICHTE

  1. Das Register der Unregelmäßigkeiten erfasst jeden Bericht über Unregelmäßigkeiten, unabhängig vom weiteren Verlauf des Ermittlungsverfahrens.
  2. Die für den Empfang und die Prüfung der Berichte verantwortliche Person ist für die Führung des Registers der Unregelmäßigkeiten bei HUGEHALLS verantwortlich.
  3. Das Register der Unregelmäßigkeiten umfasst insbesondere:
    1. Kontaktdaten des Hinweisgebers, es sei denn, der Bericht über die Unregelmäßigkeit wurde anonym erstattet,
    2. alle verfügbaren detaillierten Informationen zum Bericht,
    3. den Verlauf der Analyse und Prüfung des Berichts über die Unregelmäßigkeit,
    4. Personen und Stellen, die am Prozess der Analyse und Prüfung des Berichts beteiligt sind,
    5. alle Entscheidungen und Eskalationen (sofern vorhanden).
  4. Die Vorlage für das Register der Unregelmäßigkeitsberichte ist als Anhang Nr. 3 zu diesem Verfahren beigefügt.
  5. Über die Registerführung hinaus hat die für die Bearbeitung der Berichte verantwortliche Person sämtliche während der Analyse erhobenen Beweise, Dokumente und Informationen sowie die zur Berichtprüfung erforderlichen Daten, unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit, für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Abschluss des Ermittlungsverfahrens aufzubewahren.

Anlagen zu diesem Verfahren:

  1. Anhang Nr. 1 – Bestätigung des Berichts über Unregelmäßigkeit
  2. Anhang Nr. 2 – Register der Unregelmäßigkeitsberichte (Vorlage)
  3. Anhang Nr. 3 – Detaillierte Regeln zum Schutz der Daten des Hinweisgebers
  4. Anhang Nr. 4 – Detaillierte Regeln für die Durchführung des Ermittlungsverfahrens

Anhang Nr. 1 zum Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten

BESTÄTIGUNG DES BERICHTS ÜBER UNREGELMÄSSIGKEIT

Hiermit wird der Eingang des Berichts über Unregelmäßigkeit bestätigt,
der von …………………….. am …………………………. erstattet wurde und die Unregelmäßigkeit betrifft, die aus Folgendem besteht:

…………………………………………………………………………………………………………………

Hiermit wird erklärt, dass der meldende Person der Status des Hinweisgebers gewährt/versagt wurde. Die Ablehnung der Gewährung des Status des Hinweisgebers an die meldende Person basiert auf folgenden Gründen:

…………………………………………………………………………………………………………………

Unterschrift der für den Bericht verantwortlichen Person

Anhang Nr. 2 zum Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten

REGISTER DER UNREGELMÄSSIGKEITSBERICHTE
Nr. Vorname und Nachname Berichtnummer Position Anonym JA/NEIN KOMMENTARE
      
      
      

Anhang Nr. 3 zum Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten

DETAILLIERTE REGELN ZUM SCHUTZ DER DATEN DES HINWEISGEBERS
  1. In diesem Verfahren wird ein Hinweisgeber als eine Person verstanden, die Unregelmäßigkeiten in Angelegenheiten meldet, in denen sie nicht Partei oder Teilnehmer ist, im Namen der Parteien oder Teilnehmer an diesen Verfahren.
  2. Ein Hinweisgeber ist jede Person, die Unregelmäßigkeiten meldet, die dies nicht aus eigenem rechtlichem Interesse tut.
  3. Ein Hinweisgeber ist kein Zeuge in den Verfahren, die infolge ihres Berichts eingeleitet werden, noch ist er Teilnehmer oder Partei der eingeleiteten Verfahren.
  4. Ein Hinweisgeber wird nicht Partei in Verwaltungsverfahren im Sinne der Bestimmungen des Artikels 28 der Verwaltungsverfahrensordnung in einer Angelegenheit, die als Ergebnis des von ihm erhaltenen Berichts durchgeführt wird.
  5. Die personenbezogenen Daten der Person, die den Status des Hinweisgebers erhalten hat, unterliegen einem besonderen Schutz, um das persönliche Risiko des Hinweisgebers zu begrenzen, einschließlich negativer Konsequenzen von Personen und Stellen, die mit dem Bericht in Verbindung stehen.
  6. Die Daten des Hinweisgebers sollten vertraulich bleiben und dürfen während der Verfahren den Parteien und Teilnehmern ohne die ausdrückliche und eindeutige Zustimmung des Hinweisgebers nicht offengelegt werden.
  7. Für Fälle, die von einer Person mit dem Status des Hinweisgebers gemeldet werden, wird ein separates Register der Fälle erstellt.
  8. Die Person, die den Bericht erhält, registriert den Antrag als separaten Fall mit einer Referenznummer, die für Berichte von Hinweisgebern geeignet ist, um das Risiko der Offenlegung der Daten des Hinweisgebers in späteren Verfahrensphasen zu minimieren.
  9. Der Hinweisgeber ist nicht verpflichtet, zusätzliche personenbezogene Daten bereitzustellen, die über die im eingereichten Bericht angegebenen hinausgehen, selbst wenn diese keine eindeutige Identifizierung ermöglichen.
  10. Die Daten des Hinweisgebers werden in keinem Dokument, das mit den Verfahren in Verbindung steht, offengelegt.
  11. Die Daten des Hinweisgebers werden nicht auf Anfrage der Parteien oder Teilnehmer der Verfahren offengelegt.
  12. Der Hinweisgeber wird über den Verlauf und das Ergebnis der aufgrund seines Berichts eingeleiteten Verfahren informiert, soweit die Informationen öffentliche Informationen im Rahmen des registrierten Falls sind, der mit dem von ihm eingereichten Bericht in Verbindung steht.

Anhang Nr. 4 zum Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten

DETAILLIERTE REGELN FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON ERMITTLUNGSVERFAHREN
I. Allgemeine Grundsätze
  1. Die detaillierten Regeln für die Durchführung von Ermittlungsverfahren stellen eine Sammlung von Prinzipien, Normen und Richtlinien sowie Rechten und Pflichten der Personen dar, die Unregelmäßigkeiten melden, und derjenigen, die an der Durchführung der Verfahren beteiligt sind.
  2. Während der Ermittlungsverfahren unterliegt alle Informationen, die im Bericht enthalten sind, der Überprüfung und objektiven Bewertung.
  3. Die Verfahren werden unter Achtung der Würde und des guten Namens der Mitarbeiter, Dritter und aller an dem Fall beteiligten Personen durchgeführt.
  4. Die Ermittlungsverfahren werden abgeschlossen, wenn die gemeldeten Fakten während der Verfahren nicht bestätigt werden.
  5. Jeder Bericht unterliegt der Überprüfung und Registrierung.
  6. Um den Bericht zu überprüfen und nachfolgende Maßnahmen zu ergreifen, kann die für den Empfang und die Prüfung des Berichts verantwortliche Person die personenbezogenen Daten der betroffenen Person und/oder von Zeugen des gemeldeten Ereignisses ohne deren Zustimmung verarbeiten.
II. Meldeverfahren und dessen Art
  1. Meldungen von Unregelmäßigkeiten erfolgen über die E-Mail-Adresse sygnalista@hugehalls.com.
  2. Der Bericht kann entweder öffentlich oder anonym sein.
    1. Ein öffentlicher Bericht erfolgt, wenn der Hinweisgeber zustimmt, seine Identität den an den Verfahren beteiligten Personen offenzulegen.
    2. Ein anonymer Bericht ermöglicht keine Identifizierung des Hinweisgebers.
  3. Der Bericht muss insbesondere Folgendes enthalten:
    1. die Daten der meldenden Person (es sei denn, es handelt sich um einen anonymen Bericht),
    2. das Datum und den Ort der Erstellung,
    3. das Datum des Eingangs,
    4. die Daten der Person, die die Unregelmäßigkeit begangen hat, einschließlich Vorname, Nachname, Position, Arbeitsplatz,
    5. eine Beschreibung der Unregelmäßigkeit,
    6. eine Beschreibung der tatsächlichen und potenziellen Folgen der vom Meldenden ergriffenen Maßnahmen zur Beseitigung der Unregelmäßigkeit,
    7. Beweise, die die vorgelegten Fakten unterstützen.
III. Verantwortliche Personen
  1. Die für die Bearbeitung der Berichte verantwortliche Person ist für die Einleitung und Durchführung der Ermittlungsverfahren verantwortlich, es sei denn, die Verfahren betreffen diese Person.
  2. In einer Situation, in der die Verfahren die für die Bearbeitung der Berichte verantwortliche Person betreffen, ernennt der Werksleiter eine andere Person, die nicht für die Bearbeitung der Berichte verantwortlich ist, um die Maßnahmen zur Einleitung und Durchführung der Ermittlungsverfahren durchzuführen.
  3. Erfordert es die Lage, ist die für die Bearbeitung der Berichte zuständige Person oder die ernannte Person berechtigt, die im Bericht genannte Person schriftlich dazu aufzufordern, zu diesem Sachverhalt schriftliche Erklärungen vorzulegen.
  4. Die Person, die zur Abgabe von Erklärungen verpflichtet ist, muss diese innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Erhalt der Anfrage schriftlich einreichen.
  5. Jede Person, gegen die Vorwürfe erhoben werden, hat das Recht auf rechtlichen Schutz gemäß den geltenden Gesetzen.
IV. Bearbeitung des Berichts
  1. Der Bericht unterliegt der Überprüfung und Berücksichtigung innerhalb des im Verfahren festgelegten Zeitrahmens.
  2. Berichte werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt.
  3. Während der Überprüfung des Berichts kann die für die Bearbeitung der Berichte verantwortliche Person oder eine autorisierte Person die eingereichten Dokumente überprüfen, Klarstellungen anfordern und, basierend auf dem Respekt vor der Würde und dem Recht auf Privatsphäre, die im Bericht dargestellten Fakten überprüfen.
  4. Aus jedem Ermittlungsverfahren erstellt die für die Bearbeitung der Berichte verantwortliche Person eine Notiz und reicht diese beim Werksleiter ein.
  5. Wenn der Bericht nicht anonym war, wird der Hinweisgeber über das Ergebnis informiert.

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