Whistleblower-Berichte

§ 1
DEFINITIONEN

Wann immer sich dieses Dokument auf Folgendes bezieht:

1. HUGEHALLS  - das bedeutet HUGEHALLS Group SA mit Sitz in Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, NIP PL6681972226, REGON 363146260, KRS 0000599601 zusammen mit allen Niederlassungen und Geschäftssitzen;
2. Mitarbeiter Hierbei handelt es sich um eine Person, die in einem Arbeitsverhältnis mit HUGEHALLS im Sinne des Art. 22 § 1 des Arbeitsgesetzbuches;
3. Mitarbeiter Damit ist eine Person gemeint, die im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags Dienstleistungen für HUGEHALLS erbringt.
4. Du hast signalisiert Hierbei handelt es sich um eine Person, die Unregelmäßigkeiten meldet und der gemäß den in diesem Verfahren festgelegten Grundsätzen der Status eines Hinweisgebers zuerkannt wurde;
5. Anomalien - Es handelt sich um einen Sachverhalt, der sich aus einer Handlung oder Unterlassung ergibt und auf die Möglichkeit von Ereignissen hinweist, die gegen allgemein geltende Gesetze oder interne Vorschriften verstoßen oder verstoßen könnten. Es handelt sich auch um jede Handlung oder Unterlassung, die ein rechtswidriges oder unethisches Verhalten darstellt oder darstellen könnte;
6. Verfahren Damit ist dieses Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten und zum Schutz von Hinweisgebern gemeint,
7. Autorisierte Person Unter „Meldung“ versteht man eine Person, die das Recht und die Pflicht hat, einen Bericht einzureichen;
8. Unregelmäßigkeiten melden Damit ist die Übermittlung von Informationen, die auf Unregelmäßigkeiten hinweisen könnten, durch eine Person gemeint, die befugt ist, Informationen zu melden, die in diesem Verfahren festgelegt sind.
9. Meldende Partei Damit ist eine Person gemeint, die Unregelmäßigkeiten über die in diesem Verfahren festgelegten Meldewege meldet;
10. Verantwortlicher Mit der Bearbeitung von Berichten ist die Person gemeint, die für die Prüfung der Unregelmäßigkeitsmeldung verantwortlich ist.
11. Erste Analyse der Anwendung Dies bedeutet, dass der Inhalt der Meldung im Rahmen des Aufklärungsverfahrens auf das Vorliegen von Anerkennungsgründen überprüft wird und dem Hinweisgeber der Status eines Hinweisgebers zuerkannt wird, der dem für die Bearbeitung der Meldung Verantwortlichen ein Antragsrecht einräumt der Meldende verpflichtet sich, die in der Unregelmäßigkeitsmeldung enthaltenen Daten innerhalb der vorgeschriebenen Frist zu ergänzen;
12. Erläuterndes Verfahren Damit ist das Verfahren gemeint, das im Zusammenhang mit der eingereichten Anzeige gemäß den in diesem Verfahren festgelegten Grundsätzen durchgeführt wird.
13. Register zur Meldung von Unregelmäßigkeiten (Register) bezeichnet ein Register, das im Zusammenhang mit eingereichten Meldungen geführt wird.

§ 2
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

1. Die Betriebsstrategie von HUGEHALLS basiert auf Verantwortung, der Verhinderung von Korruption und anderen Unregelmäßigkeiten sowohl innerhalb der Organisation als auch zwischen kooperierenden Einheiten, wobei eine Reihe von Aspekten berücksichtigt werden, insbesondere soziale Interessen, Umweltschutz und Beziehungen zu verschiedenen Gruppen von Mitarbeitern.
2. Das Verfahren ist ein Element des Managementkontrollsystems, dessen Hauptzweck darin besteht, Unregelmäßigkeiten in HUGEHALLS zu verhindern.
3. HUGEHALLS führt seine Geschäfte auf der Grundlage der absoluten Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, bewährter Praktiken und höchster ethischer Standards.
4. Das Hauptziel des Verfahrens besteht darin, ein System zur Meldung von Unregelmäßigkeiten in HUGEHALLS zu schaffen, indem sichere Meldekanäle geschaffen werden, die jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegen den Hinweisgeber verhindern.
5. Das Verfahren legt insbesondere fest:
   1. Umfang der im Verfahren erfassten Unregelmäßigkeiten,
   2. Umfang der befugten Personen,
   3. Regeln für die Meldung von Unregelmäßigkeiten durch meldeberechtigte Personen,
   4. Verantwortung im Unregelmäßigkeitsmanagementprozess,
   5. der Prozess der Prüfung und Bewältigung von Unregelmäßigkeiten,
   6. die Grundsätze der Vertraulichkeit, insbesondere die Grundsätze der Geheimhaltung der Meldungen von Hinweisgebern über Unregelmäßigkeiten und der Identität der meldenden Personen.

§ 4
PERSONEN, DIE FÜR DIE VERWALTUNG DER BERICHTE VERANTWORTLICH SIND

1. Jerzy Karolewski ist für die Entgegennahme und Prüfung von Berichten über Unregelmäßigkeiten in HUGEHALLS sowie für die Gesamtaufsicht über den Empfang und die Bearbeitung von Berichten über Unregelmäßigkeiten in HUGEHALLS verantwortlich.
2. Berichte dürfen nicht von Personen analysiert werden, die nach dem Inhalt der Unregelmäßigkeitsmeldung in irgendeiner Weise negativ an der die Unregelmäßigkeit darstellenden Handlung oder Unterlassung beteiligt sein könnten.

§5
SIGNALLER

1. Gemäß dem Grundsatz von Treu und Glauben sollte jede Person, die zur Meldung einer Unregelmäßigkeit befugt ist, eine Unregelmäßigkeit melden, wenn sie berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass die bereitgestellten Informationen der Wahrheit entsprechen.
2. Wer einen Zweck verfolgt, der gegen das Gesetz oder die Grundsätze des gesellschaftlichen Zusammenlebens verstößt, ist bösgläubig.
3. Über die Gewährung des Whistleblower-Status entscheidet die Person, die für die Bearbeitung von Meldungen verantwortlich ist.
4. Jeder Whistleblower kann den Status eines Whistleblowers erlangen, es sei denn, die vorläufige Analyse der Meldung gibt Anlass zu der Annahme, dass der Whistleblower eindeutig in böser Absicht gehandelt hat (Vermutung von Treu und Glauben).
5. Wenn die meldende Person die Meldung nicht anonym eingereicht hat, bestätigt die für die Bearbeitung der Meldungen verantwortliche Person den Erhalt der Meldung innerhalb von 7 Tagen ab dem Datum des Eingangs.
6. Eine Überschreitung der oben genannten Frist ist nur dann gerechtfertigt, wenn im Rahmen der ersten Analyse der Meldung zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind (z. B. die Notwendigkeit, die Meldung zu vervollständigen, zusätzliche Beweise zu sammeln). Die Erstprüfung des Antrags darf nicht länger als 14 Tage dauern.
7. Stellt sich im Rahmen des Aufklärungsverfahrens heraus, dass der Hinweisgeber, dem zuvor der Hinweisgeberstatus zuerkannt wurde, bösgläubig gehandelt hat, wird ihm der Hinweisgeberschutz entzogen.

§6
Whistleblower-SCHUTZ

1. Ein absolutes Verbot von Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Hinweisgeber besteht auch dann, wenn die Unregelmäßigkeit in gutem Glauben gemeldet wurde und das durchgeführte Aufklärungsverfahren ergab, dass die gemeldete Unregelmäßigkeit nicht vorlag.
2. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf umfassenden Schutz vor repressiven Maßnahmen, Diskriminierung, Mobbing und anderen Arten unfairer Behandlung.
3. Es ist unzulässig, das Arbeitsverhältnis oder den gegenseitigen Vertrag mit einem Hinweisgeber allein im Zusammenhang mit der Meldung von Unregelmäßigkeiten durch den Hinweisgeber zu beenden.
4. Der Schutz gilt nicht für Hinweisgeber, die gleichzeitig Täter/Mittäter/Gehilfe von Unregelmäßigkeiten sind.
5. Detaillierte Regelungen zum Schutz von Hinweisgeberdaten finden Sie in der Anlage zu diesem Verfahren.

§7
Unregelmäßigkeiten melden

1. Meldungen über Unregelmäßigkeiten können über ein spezielles E-Mail-Postfach versandt werden whistleblower[at]hugehalls.com
2. Die Meldung von Unregelmäßigkeiten sollte eine klare und umfassende Erläuterung des Meldegegenstandes enthalten und insbesondere Folgendes umfassen:
   1. Datum und Ort der Unregelmäßigkeit oder Datum und Ort der Einholung von Informationen über die Unregelmäßigkeit,
   2. Beschreibung einer bestimmten Situation oder Umstände, die die Möglichkeit von Unregelmäßigkeiten begründen,
   3. Angabe der Stelle, an die die Unregelmäßigkeit gemeldet wird,
   4. Identifizierung möglicher Zeugen von Unregelmäßigkeiten,
   5. Angabe aller dem Berichterstatter zur Verfügung stehenden Beweise und Informationen, die sich bei der Untersuchung von Unregelmäßigkeiten als hilfreich erweisen können.
3. Der Hinweisgeber ist verpflichtet, die ihm vorliegenden Informationen über vermutete Unregelmäßigkeiten geheim zu halten und öffentliche Diskussionen über die gemeldeten vermuteten Unregelmäßigkeiten zu unterlassen, sofern er hierzu nicht gesetzlich verpflichtet ist.

§8
ANONYME BERICHTE

1. Es ist zulässig, Unregelmäßigkeiten anonym per E-Mail an folgende Adresse zu melden: whistleblower[at]hugehalls.com
2.  Jede anonyme Meldung muss in das Register eingetragen werden. Wird eine anonyme Meldung nicht bearbeitet, ist der für die Bearbeitung der Meldung zuständige Verantwortliche verpflichtet, die Gründe anzugeben, die eine solche Entscheidung rechtfertigen.
3. Sollte bei der Prüfung einer anonymen Meldung die Identität des Hinweisgebers festgestellt werden, gewährt ihm die für die Bearbeitung der Meldung zuständige Person unverzüglich den Status eines Whistleblowers.

§9
FALSCHMELDUNG

1. Die Meldung von Unregelmäßigkeiten darf nur nach Treu und Glauben erfolgen.
2. Es ist verboten, wissentlich falsche Meldungen über Unregelmäßigkeiten zu machen.
3. Stellt sich aufgrund der Voranalyse der Meldung oder im Rahmen des Aufklärungsverfahrens heraus, dass die Meldung von Unregelmäßigkeiten vorsätzlich unwahr gemacht oder die Wahrheit verschwiegen wurde, muss der Hinweisgeber, der Arbeitnehmer ist, kann nach den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches haftbar gemacht werden. Ein solches Verhalten kann auch als schwerwiegende Verletzung grundlegender Arbeitnehmerpflichten eingestuft werden und als solche zur fristlosen Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.
4. Wenn die meldende Partei Dienstleistungen für HUGEHALLS erbringt oder Waren im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags liefert, kann die Feststellung einer falschen Meldung von Unregelmäßigkeiten zur Kündigung des Vertrags und zur endgültigen Beendigung der Zusammenarbeit zwischen den Parteien führen.
5. Unabhängig von den oben genannten Konsequenzen kann ein Reporter, der wissentlich eine falsche Meldung über Unregelmäßigkeiten macht, schadensersatzpflichtig gemacht werden, wenn HUGEHALLS im Zusammenhang mit der falschen Meldung ein Schaden entsteht.

§10
ERLÄUTERUNGSVERFAHREN

1. Nur die für die Meldung von Unregelmäßigkeiten verantwortlichen Personen haben Zugang zu den Kanälen zur Meldung von Unregelmäßigkeiten.
2. Nach Erhalt einer Meldung über Unregelmäßigkeiten wird die für die Bearbeitung der Meldungen verantwortliche Person unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 3 Werktagen nach Erhalt:
   1. stellt eine Bestätigung über die Meldung von Unregelmäßigkeiten auf dem in Anlage Nr. 2 zu diesem Verfahren genannten Formular aus,
   2. führt eine vorläufige Analyse des Antrags durch,
   3. der meldenden Person den Status eines Whistleblowers zuerkennt oder nicht.
3. Wenn der Bericht zur Prüfung geeignet ist, leitet die für die Bearbeitung der Berichte verantwortliche Person ein Aufklärungsverfahren ein, das vor dem Leiter des Werks gemäß den in diesem Verfahren festgelegten Grundsätzen durchgeführt wird.
4. Eine Überschreitung der oben genannten Frist ist nur dann gerechtfertigt, wenn im Rahmen der ersten Prüfung der Meldung zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind (z. B. die Notwendigkeit, die Meldung zu vervollständigen, zusätzliche Beweise zu sammeln). Die Erstprüfung des Antrags darf nicht länger als 14 Tage dauern.
5. Meldungen über Unregelmäßigkeiten werden unverzüglich und innerhalb einer Frist von höchstens 30 Tagen ab dem Datum der Einleitung des Aufklärungsverfahrens berücksichtigt, sofern die prüfende Stelle innerhalb dieser Zeit in der Lage ist, die erforderlichen Unterlagen und Beweise zu sammeln.
6. In besonders komplexen Fällen kann die Meldung von Unregelmäßigkeiten innerhalb von höchstens 90 Tagen ab dem Datum der Einleitung des Aufklärungsverfahrens geprüft werden.
7. Der Abteilungsleiter erstellt einen Bericht über das durchgeführte Aufklärungsverfahren, der auch Empfehlungen zur weiteren Bearbeitung des Falles enthält.
8. Der für die Bearbeitung von Meldungen zuständige Verantwortliche ist verpflichtet, den Hinweisgeber innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Bearbeitung der Meldung über die Bearbeitung der Angelegenheit zu informieren.
9. Detaillierte Regeln zur Durchführung des Aufklärungsverfahrens sind in der Anlage Nr. 5 zu diesem Verfahren festgelegt.

§11
REGISTER DER MELDUNG VON UNREGELMÄSSIGKEITEN

1. Jede Unregelmäßigkeitsmeldung wird unabhängig vom weiteren Verlauf des Aufklärungsverfahrens im Unregelmäßigkeitsregister erfasst.
2. Die Person, die für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen verantwortlich ist, ist für die Führung des Unregelmäßigkeitsregisters bei HUGEHALLS verantwortlich.
3. Das Unregelmäßigkeitsregister enthält insbesondere:
   1. Kontaktdaten des Hinweisgebers, es sei denn, die Meldung von Unregelmäßigkeiten erfolgte anonym,
   2. alle detaillierten Informationen, die uns zur Bewerbung vorliegen,
   3. Ablauf der Analyse und Berücksichtigung von Meldeunregelmäßigkeiten,
   4. Personen und Stellen, die an der Prüfung und Prüfung des Antrags beteiligt sind,
   5. alle Entscheidungen und Eskalationen (falls vorhanden).
4. Das Muster des Registers der Unregelmäßigkeitsmeldungen ist diesem Verfahren als Anlage Nr. 3 beigefügt.
5. Zusätzlich zur Führung des Registers ist der für die Bearbeitung von Meldungen Verantwortliche unter Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet, alle bei der Analyse gesammelten Beweise, Dokumente und Informationen sowie Informationen zur Prüfung der Meldung für einen Zeitraum von 5 Jahren ab Ende aufzubewahren das Ermittlungsverfahren.

Anlagen zu diesem Verfahren:

1) Anhang Nr. 1 – Bestätigung der Meldeunregelmäßigkeiten
2) Anlage Nr. 2 – Register der Unregelmäßigkeitsmeldungen (Muster)
3) Anhang Nr. 3 – Detaillierte Regelungen zum Schutz von Hinweisgeberdaten
4) Anhang Nr. 4 – Detaillierte Regeln für die Durchführung des Aufklärungsverfahrens

Anlage Nr. 1 zum Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten

BESTÄTIGUNG DER MELDUNG VON UNREGELMÄSSIGKEITEN

Der Eingang der Unregelmäßigkeitsmeldung wird hiermit bestätigt,

die von …………………….. am …………….. erstellt wurde und eine Unregelmäßigkeit betrifft, die darin besteht:

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Hiermit wird erklärt, dass der meldenden Partei der Whistleblower-Status gewährt bzw. verweigert wurde. Die Verweigerung der Gewährung des Whistleblower-Status an den Hinweisgeber erfolgt aus folgenden Gründen:

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              Unterschrift der für die Meldung verantwortlichen Person

Anlage Nr. 3 zum Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten

DETAILLIERTE REGELN ZUM WHISTLER-DATENSCHUTZ

1. Im Verfahren wird unter einem Hinweisgeber eine Person verstanden, die Unregelmäßigkeiten in Angelegenheiten, an denen sie nicht Partei oder Beteiligter ist, zugunsten der Parteien oder Beteiligten dieses Verfahrens meldet.
2. Ein Hinweisgeber ist jede Person, die Unregelmäßigkeiten meldet und dies nicht aus eigenem rechtlichen Interesse tut.
3. Ein Hinweisgeber ist weder Zeuge des Verfahrens, das aufgrund seiner Meldung eingeleitet wird, noch Beteiligter oder Beteiligter des eingeleiteten Verfahrens.
4. Ein Hinweisgeber wird nicht Partei eines Verwaltungsverfahrens im Sinne von Art. 28 der Verwaltungsgerichtsordnung, in einem aufgrund einer von ihm erhaltenen Mitteilung anhängigen Verfahren.
5. Die personenbezogenen Daten einer Person, der der Status eines Hinweisgebers zuerkannt wurde, unterliegen einem besonderen Schutz, um das persönliche Risiko der Person, die Unregelmäßigkeiten meldet, einschließlich negativer Folgen für die Personen und Organisationen, auf die sich die Meldung bezog, zu begrenzen.
6. Die Daten des Hinweisgebers sollen vertraulich bleiben und dürfen im Laufe des Verfahrens nicht ohne die ausdrückliche und eindeutige Zustimmung des Hinweisgebers an die Parteien und Teilnehmer dieses Verfahrens weitergegeben werden.
7. Für Fälle, die von einer Person mit Hinweisgeberstatus gemeldet werden, wird ein gesondertes Fallregister erstellt.
8. Der Empfänger der Meldung erfasst die Anfrage als eigenen Fall mit einer für Whistleblower-Meldungen geeigneten Referenznummer, um das Risiko einer Offenlegung der Whistleblower-Daten im weiteren Verlauf des Verfahrens zu minimieren.
9. Der Hinweisgeber ist nicht verpflichtet, über die von ihm in der übermittelten Meldung angegebenen personenbezogenen Daten hinauszugehen, auch wenn diese keine eindeutige Identifizierung zulassen.
10. Die Angaben des Whistleblowers werden in keinem mit dem Verfahren in Zusammenhang stehenden Dokument offengelegt.
11. Die Daten des Hinweisgebers werden auf Wunsch der Parteien oder Verfahrensbeteiligten nicht weitergegeben.
12. Der Hinweisgeber wird über den Verlauf und das Ergebnis des aufgrund seiner Meldung eingeleiteten Verfahrens informiert, sofern es sich bei der Information um eine öffentliche Information im Rahmen eines im Zusammenhang mit der von ihm abgegebenen Meldung registrierten Falles handelt.

Anlage Nr. 4 zum Verfahren zur Meldung von Unregelmäßigkeiten
DETAILLIERTE REGELN FÜR DIE DURCHFÜHRUNG DES ERLÄUTERUNGSVERFAHRENS

I Allgemeine Regeln

1. Die detaillierten Regeln für die Durchführung des Untersuchungsverfahrens stellen eine Reihe von Grundsätzen, Standards und Richtlinien sowie die Rechte und Pflichten der Personen dar, die Unregelmäßigkeiten melden, und der an der Durchführung beteiligten Personen.
2. Während des Untersuchungsverfahrens unterliegen alle im Bericht enthaltenen Informationen einer Überprüfung und objektiven Bewertung.
3. Das Verfahren wird unter Achtung der Würde und des guten Namens der Mitarbeiter, Dritter und aller am Fall beteiligten Personen geführt.
4. Sollten sich die gemeldeten Sachverhalte im Laufe des Verfahrens nicht bestätigen, wird das voraussichtliche Aufklärungsverfahren eingestellt.
5. Jeder Antrag unterliegt der Prüfung und Registrierung.
6. Um die Meldung zu überprüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen, kann die für die Annahme und Prüfung der Meldung verantwortliche Person personenbezogene Daten der betroffenen Person und/oder Zeugen des gemeldeten Ereignisses ohne deren Einwilligung verarbeiten.

II Art der Berichterstattung und ihre Art

1. Unregelmäßigkeiten sollten per E-Mail gemeldet werden whistleblower[at]hugehalls.com
2. Der Bericht kann öffentlich oder anonym sein.
   1. Eine offene Meldung liegt dann vor, wenn der Hinweisgeber damit einverstanden ist, seine Identität den am Verfahren beteiligten Personen preiszugeben.
   2. Eine anonyme Meldung ermöglicht keine Identifizierung des Hinweisgebers.
3. Der Antrag muss insbesondere enthalten:
   1. Angaben zur meldenden Person (sofern es sich nicht um eine anonyme Meldung handelt)
   2. Datum und Ort der Vorbereitung,
   3. Eingangsdatum,
   4. Daten der Person, die die Unregelmäßigkeit begangen hat, einschließlich Vorname, Nachname, Position, Arbeitsort,
   5. Beschreibung von Unregelmäßigkeiten,
   6. eine Beschreibung der tatsächlichen und potenziellen Auswirkungen der vom Meldenden ergriffenen Maßnahmen zur Beseitigung von Unregelmäßigkeiten,
   7. Beweise, die die dargelegten Tatsachen bestätigen

III Verantwortliche Personen

1. Der Verantwortliche für die Bearbeitung von Meldungen ist derjenige, der für die Einleitung und Durchführung eines Aufklärungsverfahrens verantwortlich ist, es sei denn, dass das Verfahren ihn betrifft.
2. In einer Situation, in der das Verfahren die Person betrifft, die für die Bearbeitung von Meldungen verantwortlich ist, ernennt der Direktor der Institution eine andere Person als die Person, die für die Bearbeitung von Meldungen verantwortlich ist, mit der Einleitung und Durchführung des Aufklärungsverfahrens.
3. Der für die Bearbeitung der Meldung zuständige Sachbearbeiter oder eine von ihm benannte Person kann – wenn es die Sachlage erfordert – die Person, an die sich die Meldung richtet, schriftlich zu einer schriftlichen Stellungnahme in der Sache verpflichten.
4. Der Erklärungspflichtige ist verpflichtet, diese innerhalb von 7 Werktagen nach Eingang des Antrags schriftlich einzureichen.
5. Jede von den Vorwürfen betroffene Person hat Anspruch auf Rechtsschutz nach geltendem Recht.

IV Bearbeitung der Benachrichtigung

1. Der Antrag muss innerhalb der im Verfahren festgelegten Frist geprüft und berücksichtigt werden.
2. Bewerbungen werden in der Reihenfolge ihrer Einreichung berücksichtigt.
3. Bei der Prüfung der Meldung kann die für die Bearbeitung der Meldungen zuständige Person oder eine bevollmächtigte Person die eingereichten Unterlagen überprüfen, Erläuterungen anfordern und im Rahmen der Wahrung der Würde und des Rechts auf Privatsphäre die in der Meldung dargelegten Tatsachen prüfen.
4. Der Verantwortliche für die Bearbeitung von Meldungen erstellt zu jedem erläuternden Verfahren eine Notiz und legt diese dem Betriebsleiter vor.
5. Erfolgte die Meldung nicht anonym, wird der Hinweisgeber über das Ergebnis informiert.